Una vez más, hay una nueva directiva de la UE que debe ser aplicada por el Gobierno Federal. El Proyecto de ley sobre la llamada Ley de Protección de los Denunciantes, que en realidad debía aplicarse antes del 17 de diciembre de 2021, ha sido presentada ahora por el Ministerio Federal de Justicia. En consonancia con el proyecto de ley publicado, cada vez aparecen más proveedores que presentan soluciones listas para los sistemas de denuncia. Con el establecimiento de estas "soluciones prefabricadas", la cuestión quedaría rápidamente resuelta, pero ¿es realmente tan sencillo?
Si sólo se busca "seguir la pauta", es decir, el cumplimiento, estas soluciones parecen muy atractivas. Pero, ¿se es consciente de las consecuencias que pueden surgir?
Denunciante: ¿héroe moderno?
El término y los propios denunciantes suelen tener una connotación negativa. Los denunciantes de irregularidades en las empresas o de procedimientos estatales cuestionables no suelen ser considerados héroes que sacan a la luz una verdad incómoda. Se enfrentan a procedimientos disciplinarios, al despido sumario y, en casos extremos, incluso a una vida en fuga. Es sensato y correcto proteger a estas personas de las represalias de los empresarios.
Sin embargo, el establecimiento de un sistema de denuncia de irregularidades también demuestra un cambio en la cultura y la gestión de la innovación de la empresa: los empleados pueden y deben hablar, las quejas inminentes se reconocen y, por tanto, también pueden eliminarse en una fase temprana.
En teoría, esto hace que la empresa sea más atractiva e incluso que se muestre abierta y moderna.
Los denunciantes y el peligro de la difamación
Sin embargo, el establecimiento precipitado y mal concebido de una oficina de información también conlleva riesgos que rápidamente se convierten en un peligro para la empresa.
Una cultura empresarial anteriormente abierta puede convertirse en una cultura de la calumnia. Una larga cultura de equipo construida durante años puede desaparecer en muy poco tiempo. De repente, se desarrolla un tipo de retroalimentación completamente diferente: en lugar de hablar cara a cara en la reunión del equipo sobre los retos o los puntos de fricción, los consejos se transmiten de forma anónima. La comunicación se traslada al sistema de denuncia.
Además, este sistema no es "per se" adecuado para todas las regiones, épocas y culturas. Especialmente cuando se trabaja en culturas en las que no hay experiencia con las tradiciones de retroalimentación en las empresas, los sistemas de denuncia son a menudo mal utilizados para los conflictos internos y/o las luchas de poder. Así, dañar la reputación de los colegas o de los superiores puede servir de instrumento para la propia planificación de la carrera. La acusación anónima de que una empresa es corrupta, por ejemplo, es también (por desgracia) una de las "armas" habituales de la competencia en algunos mercados.
Por supuesto, este es un escenario que no tiene por qué ocurrir. Pero puede ocurrir, como ya hemos experimentado en nuestra práctica.
He aquí algunos ejemplos/riesgos adicionales:
- La denuncia de irregularidades en la India: Una empresa mediana con 250 empleados en Alemania y 80 en la India quería tomar una dirección innovadora y establecer un sistema de denuncia de irregularidades en sus instalaciones de producción. Durante el primer año, el sistema se utilizó una vez en Alemania y 277 veces en la India.
El elevado número de informes provocó una sobrecarga (de tiempo). Con nuestra ayuda, intentaron averiguar cuántos de los casos contenían alegaciones válidas y cuántos estaban vacíos. Nuestra investigación reveló una tasa de menos de 1% de informes válidos. El problema es que hay menos aceptación por parte de la dirección para tratar los informes, por lo que los 1% pertinentes corren el riesgo de perderse. Existe el peligro de que un sistema de este tipo esté "desordenado" y que los verdaderos beneficiarios se vean debilitados o incluso pasados por alto, porque los responsables ya no pueden distinguir entre los informes reales y los falsos.
- Con otra medianas empresas un nuevo propietario había encontrado una forma de trabajar de un equipo bastante peleado en la administración, caracterizado por la falta de transparencia y de intercambio de información. Hicieron falta casi dos años de creación intensiva de equipos, etc., antes de que la cultura de la empresa mejorara significativamente. Después, cuando se estableció un sistema de denuncia de irregularidades un año más tarde, la cultura del equipo volvió a deteriorarse drásticamente en los meses siguientes y se produjeron cada vez más denuncias.
Sistema de denuncia: ¡una maldición y una bendición al mismo tiempo!
Cada empresa, institución o autoridad tiene su propio sistema "vivido" de cultura y valores corporativos. Algunos tienen una cultura de comunicación más abierta en la que se pueden abordar directamente todo tipo de cuestiones y problemas. Otros, en cambio, siguen trabajando de forma estrictamente jerárquica, lo que dificulta el envío de comentarios "reales" hacia arriba. En consecuencia, parece lógico ser cauteloso a la hora de adoptar apresuradamente un sistema de denuncia existente sin considerar si incluso satisface las necesidades y cumple los requisitos internos de la empresa. En nuestra opinión, el sistema debería desarrollarse y establecerse individualmente. También hay que introducir a los empleados en el sistema mediante una formación intensiva.
Para desarrollar esta solución adecuada, hay que tener en cuenta todo el sistema empresarial: ¿Qué procesos y mecanismos existen ya? ¿Dónde o qué hay que reajustar? ¿Qué solución del mercado se ajusta a nuestras necesidades y debería introducirse finalmente?
¿Necesitamos diferentes puntos de información? Por ejemplo, ¿distinguimos entre una propina que tiene que ver con el robo y una propina que tiene que ver con el acoso sexual?
Un enfoque holístico y estratégico ayuda a formular las preguntas cruciales y a encontrar las respuestas.
¿Ya ha integrado un sistema de denuncia o quiere tratar el tema y tiene preguntas al respecto? Escríbenos:
Estudio de caso:
Denunciante: modo de crisis en la empresa
Todo el mundo lo habrá experimentado en algún momento -ya sea como empleado:in o como empleador:in- el viaje juntos no siempre dura toda la vida. Las circunstancias de la separación pueden variar y no siempre termina de forma pacífica. Pero si un denunciante aparece de repente con acusaciones que pueden tener consecuencias legales en el peor de los casos, es necesario intervenir...
