Anche in questo caso si tratta di una nuova direttiva dell'UE che deve essere attuata dal governo federale. Il Progetto di legge sulla cosiddetta legge sulla protezione degli informatori, che avrebbe dovuto essere attuata entro il 17 dicembre 2021, è stata presentata dal Ministero federale della Giustizia. In linea con il progetto di legge pubblicato, stanno comparendo sempre più fornitori che presentano soluzioni pronte per i sistemi di whistleblower. Con la creazione di queste "soluzioni pronte all'uso", il problema verrebbe rapidamente risolto, ma è davvero così semplice?
Se si cerca solo di "seguire le linee guida", cioè la conformità, queste soluzioni sembrano molto interessanti. Ma si è consapevoli delle conseguenze che possono derivare?
Whistleblower: eroe moderno?
Il termine e gli stessi whistleblower hanno spesso una connotazione negativa. Gli informatori di illeciti aziendali o di procedure governative discutibili non sono solitamente considerati eroi che portano alla luce una verità scomoda. Rischiano procedimenti disciplinari, licenziamenti sommari e, in casi estremi, persino una vita da latitanti. È ragionevole e giusto proteggere queste persone dalle rappresaglie dei datori di lavoro.
Tuttavia, l'istituzione di un sistema di whistleblower dimostra anche un cambiamento nella cultura e nella gestione dell'innovazione dell'azienda: i dipendenti possono e devono parlare, le lamentele imminenti vengono riconosciute e possono quindi essere eliminate in una fase iniziale.
In teoria, questo rende l'azienda più attraente e la mostra addirittura aperta e moderna.
Gli informatori e il pericolo di diffamazione
Tuttavia, l'istituzione avventata e mal concepita di un ufficio di rendicontazione comporta anche dei rischi che diventano rapidamente un pericolo per l'azienda.
Una cultura aziendale precedentemente aperta può trasformarsi in una cultura della calunnia. Una lunga cultura di squadra costruita per anni può essere spazzata via in pochissimo tempo. All'improvviso si sviluppa un tipo di feedback completamente diverso: invece di parlare faccia a faccia nella riunione del team delle sfide o dei punti di attrito, i suggerimenti vengono trasmessi in forma anonima. La comunicazione passa al sistema di whistleblower.
Inoltre, tale sistema non è "di per sé" adatto a tutte le regioni, i tempi e le culture. Soprattutto quando si lavora in culture in cui non c'è esperienza di tradizioni di feedback nelle aziende, i sistemi di whistleblower sono spesso usati impropriamente per conflitti interni e/o lotte di potere. Pertanto, il danneggiamento della reputazione di colleghi o superiori può essere utilizzato come strumento di pianificazione della propria carriera. L'accusa anonima di corruzione di un'azienda, ad esempio, è anche (purtroppo) una delle "armi" abituali della concorrenza in alcuni mercati.
Naturalmente, questo è uno scenario che non deve necessariamente verificarsi. Ma può accadere, come abbiamo già sperimentato nella nostra pratica.
Ecco alcuni esempi/ulteriori rischi:
- Whistleblowing in India: Un'azienda di medie dimensioni con 250 dipendenti in Germania e 80 in India ha voluto intraprendere una direzione innovativa e istituire un sistema di whistleblower nei suoi impianti di produzione. Nel primo anno, il sistema è stato utilizzato una volta in Germania e 277 volte in India.
L'elevato numero di segnalazioni ha portato a un sovraccarico (di tempo). Con il nostro aiuto, hanno cercato di scoprire quanti casi contenevano accuse valide e quanti erano vuoti. La nostra indagine ha rivelato un tasso di segnalazioni valide inferiore all'1%. Il problema è che la gestione dei rapporti è meno accettata dalla direzione, per cui i relativi 1% rischiano di andare persi. C'è il rischio che un sistema del genere sia "ingombro" e che i veri beneficiari vengano indeboliti o addirittura ignorati, perché i responsabili non riescono più a distinguere tra segnalazioni vere e false.
- Con un altro aziende di medie dimensioni un nuovo proprietario aveva trovato un modo di lavorare di un team piuttosto litigioso nell'amministrazione, caratterizzato da una mancanza di trasparenza e di scambio di feedback. Ci sono voluti quasi due anni di intenso lavoro di team building, ecc. prima che la cultura aziendale migliorasse in modo significativo. Poi, quando un anno dopo è stato istituito un sistema di whistleblower, nei mesi successivi la cultura del team si è nuovamente deteriorata in modo drastico e sono aumentate le denunce.
Il sistema Whistleblower: una maledizione e una benedizione allo stesso tempo!
Ogni azienda, istituzione o autorità ha un proprio sistema "vissuto" di cultura e valori aziendali. Alcuni hanno una cultura della comunicazione più aperta, in cui tutti i tipi di questioni e problemi possono essere affrontati direttamente. Altri, invece, lavorano ancora in modo strettamente gerarchico, rendendo più difficile inviare un "vero" feedback verso l'alto. Di conseguenza, sembra logico essere cauti nell'adottare frettolosamente un sistema di whistleblower già esistente senza valutare se esso soddisfi le esigenze e soddisfi i requisiti interni dell'azienda. A nostro avviso, il sistema dovrebbe essere sviluppato e stabilito individualmente. Anche i dipendenti devono essere introdotti al sistema attraverso una formazione intensiva.
Per sviluppare questa soluzione adeguata, è necessario considerare l'intero sistema imprenditoriale: Quali processi e meccanismi sono già in atto? Dove o cosa dobbiamo riadattare? Quale soluzione sul mercato si adatta alle nostre esigenze e dovrebbe essere introdotta?
Abbiamo bisogno di diversi punti di segnalazione? Ad esempio, distinguiamo tra una soffiata che riguarda un furto e una che riguarda una molestia sessuale?
Un approccio olistico e strategico aiuta a porre le domande cruciali e a trovare le risposte.
Avete già integrato un sistema di whistleblower o volete affrontare l'argomento e avete domande in merito? Scrivici:
Caso di studio:
Whistleblower - modalità di crisi dell'azienda
Tutti l'avranno sperimentato prima o poi, sia come dipendenti che come datori di lavoro, ma il viaggio insieme non sempre dura tutta la vita. Le circostanze della separazione possono variare e non sempre si conclude in modo pacifico. Ma se un informatore si presenta all'improvviso con accuse che, nel peggiore dei casi, possono avere conseguenze legali, è necessario intervenire...
