Notfallmanagement
Es können Ereignisse, Situationen, Unfälle, Pandemien oder Krisen ungeplant eintreten, auf die ein Unternehmen, eine Organisation, eine Behörde oder ein Amt nicht vorbereitet ist.
Vielleicht kann man sogar am Anfang des Geschehens die Auswirkungen nicht einschätzen und auch nicht auf Erfahrungen der Vergangenheit zurückgreifen.
Aktuelles Beispiel ist die Covid-19-Pandemie.
Solche Ereignisse haben eine dramatische Auswirkungen. Unmittelbar nach Eintritt muss eine Task Force außerhalb des Tagesgeschäfts installiert werden.
Eventuell stehen Menschenleben oder die Funktionalität von Unternehmen bzw. von Organisationen auf dem Spiel, so dass keine Zeit für lange Diskussionen und Abstimmungsprozesse zur Verfügung steht. Wenn Gefahr im Verzug ist, müssen Entscheidungen sofort getroffen werden. Aber kaum ein Unternehmen, eine Organisation, Behörde etc. ist in der Lage, solche Ressourcen mit entsprechender Kompetenz dauerhaft vorzuhalten.
Kennzeichnend ist, dass in Notfallsituationen ein extrem fokussiertes Handeln erforderlich wird, da u.a. ein hoher Anteil an Imponderabilien, Verwirrung, Widersprüche und Chaos vorhanden sind. Konzentration, Flexibilität und stetiges Reagieren auf aktuellste Entwicklungen sind erforderlich.
Es wird also ein Notfallmanagement benötigt, das durch Personen besetzt wird, die multidisziplinär koordinieren können. Gleichzeitig müssen sie die Fähigkeit mitbringen, in solchen Stresssituationen pragmatisch und zielgerichtet agieren zu können. Nicht jeder guter Manager eignet sich auch als Notfallmanager. Deswegen bieten wir Ihnen unsere erprobten Experten an, die bewiesen haben, dass sie in vergleichbaren Situationen einen kühlen Kopf bewahren und über alle Fachabteilungen hinweg mit kürzester Vorlaufzeit tätig werden können.
Sofortiges Notfallmanagement
Beherrschung der Folgen
- Wie kann ich Folgen für Mensch, Maschine, Umwelt etc. sofort verringern?
- Gibt es technische Mittel?
- Gibt es organisatorische Mittel?
Aufbau einer Schaltzentrale zur Gefahrenabwehr
- Planung einer Schaltzentrale für den Eintrittsfall (im Sinne eines "War Rooms")
- Festlegung definierter und vom Normalbetrieb abweichender Hierarchien, Befugnisse, Erreichbarkeiten und Kommunikationswege
- Bereitstellung einer Organisation für den Präventionsfall, aber auch einer Organisation für den Eintritt eines Notffalls
- Koordination mit Sicherheitsdiensten, Polizei & Feuerwehr, Versicherungsgesellschaften
Einsatz als Risikomanager / Krisenstab
- Wir übernehmen sofort im Krisen- bzw. Notfall den Steuerhebel
- Unmittelbares Troubleshooting
- Wir unterstützen Ihr bestehendes Krisenmanagementteam (falls vorhanden)
- Ad-hoc Besetzung der Position des verantwortlichen Notfallmanagers
- Einrichtung eines Krisenstabes unter Einbindung unserer Notfallmanager
- Aufbau und Leitung einer Task Force bzw. eines "War Rooms"
Unterstützung bei der Bewältigung konkreter Bedrohungen
Unser 10-Punkte-Plan am Beispiel der Covid-19-Pandemie:
Gemeinsam mit allen Stakeholdern wird beschrieben, dass Covid-19 kein kurzfristiges Ereignis, sondern eine latente Bedrohung darstellt.
Eine Prioritätenliste wird erstellt, in der auch die relevanten Ziele formuliert werden, wie z.B. der Schutz der Mitarbeiter, Sicherstellung der Funktionalität, Erhaltung der Wirtschaftlichkeit, Sicherheit für Kunden etc.
Diese Ziele können zwischen jedem Unternehmen oder jeder Organisation, Behörde, Kommune etc. extrem verschieden sein und anders gewichtet werden, z.B. steht die Wirtschaftlichkeit eher bei Unternehmen im Fokus, bei einer Kommune dominiert eher die rechtliche Absicherung.
Es muss einen Corona-Beauftragen geben, der in einer Stabsfunktion (also nicht Geschäftsführung, CEO, Inhaber) und außerhalb des Tagesgeschäfts tätig wird.
Sollten entsprechende Ressourcen nicht verfügbar sein, kann WB Risk Prevention Systems diese Funktion als externer Leiter des Kristenstabs übernehmen, wie beispielsweise beim Flughafen Leipzig.
Der Corona-Beauftragte braucht klare Vollmachten und Entscheidungsbefugnisse. Nur er spricht mit Behörden und anderen Instanzen.
Schnelle Entscheidungen sind erforderlich, es dürfen keine Entscheidungs-„Bottlenecks“ entstehen. Daher muss von den klassischen Entscheidungswegen, vor allem im Mittelstand, abgewichen werden.
Entscheidungen werden in regelmäßigen Abstimmungsrunden unter Teilnahme der betroffenen Fachbereiche getroffen.
Wichtig: nicht die Management-Ebene, sondern die Fachebene ist ausschlaggebend. Hier werden die Entscheidungen getroffen, die der Geschäftsführung zwar berichtet werden, nicht aber von deren Freigabe abhängen.
Klare, eindeutige und kontinuierliche Kommunikation nach Innen und Außen.
Auch hier muss sich die Kommunikation nach der Arbeitsebene richten und nicht nach der Managementebene.
Bei internen Meetings muss die Geschäftsführung zwar kontinuierlich präsent sein, aber den fachlichen Part übernimmt der Corona-Beauftragte.
Im Fachkreis werden konkrete Maßnahmen, wie z.B. Wegeführung, Schichtplan, Kennzeichnung etc. geplant.
Einkauf, Einbau, technische Maßnahmen, wie z.B. räumliche Veränderungen oder Umbauten, finden unter der Annahme statt, dass solche Änderungen nicht nur kurzfristig, sondern langfristig aufrechterhalten bleiben müssen.
Ständige Überprüfung, ob durch neue Verordnungen oder Vorgaben die bestehenden Maßnahmen betroffen sind.
Immer unter der Berücksichtigung, dass sich behördliche Angaben in Ausnahmesituationen wie der Covid-19-Pandemie häufig, fast täglich ändern und sich von Behörde zu Behörde auch widersprechen können.
Notfallmanagement:
Lage-Feststellung
- Notfall Auslöser
- Notfall Annahme
- Ab wann ist es ein Notfall?
- Wer muss informiert werden?
- Was muss aktiviert werden?
- Lagepläne / Lagedarstellung
- Informationssysteme
Maßnahmen-Planung
- Abberufung der vorhandenen Spezialisten
- „Scharfstellung“ des Notfallorganigramms
- Aktivierung der Richtlinien und Checklisten
- Nach Innen
- Nach Außen
- Festlegung der Top-Prioritäten (z.B. Bereitstellung von Mitteln für den Einsatz, Liquiditätssicherung)
- Planung der Umsetzung
– Freigaben, Befugnisse
– Notfallbudget
Umsetzung & Befehlsgebung
- Verantwortlicher Krisenmanager
- Außerhalb der Routineorganisation
- Besondere Befugnisse & Vollmachten
- Kontakt zum Top-Management (Shareholder, Geschäftsführung, Bürgermeister etc.)
Einrichtung und Aufrechterhaltung der Informations- und Kommunikationsprozesse an Betriebsangehörige
Aktivierung der Kommunikationspläne
- Behörden
- Polizei, Feuerwehr, Krankenhäuser
- Presse & Medien
- Allgemeine Öffentlichkeit
– Angehörige
– Umliegende Bevölkerung
- Bereitstellung von qualifiziertem Personal, Spezialisten & Einsatzkräften (Notfallorganigramm)
- Sicherung der Versorgung, Gefahrenabwehr für die Einsatzkräfte
- Sicherung der Abläufe und Infrastruktur im Krisenstab
- Echtzeit-Update: Lagefeststellung und – darstellung
- Informationsprozesse, -auswertung und -weitergabe
- Einsatzdokumentation
- Planung und Anordnung von Maßnahmen
- Einsatzdurchführung
