(c) 30.03.2022 van Johannes Wamser
Het feit dat er voor onze deur een aanvalsoorlog woedt met de Russische invasie in Oekraïne, stelt heel Europa voor nieuwe uitdagingen. De Duitse bondskanselier Olaf Scholz sprak van een "Keerpunt"spreken politieke commentatoren en schrijvers van een nieuw tijdperk van "wereldwanorde".
Militaire escalaties, nucleaire dreigingen, potentieel gebruik van chemische wapens, hybride aanvallen en gasbevriezing leken altijd slechts heel ver van ons vandaan te bestaan. Maar ten laatste sinds onderwerpen zoals mogelijke uitschakelcascades ("Vroegtijdige waarschuwingsfase in het gasnoodplan") of chaos in de grondstoffenhandel (bv. "s Werelds grootste nikkelbeurs beschermt speculanten die door oorlog in de kou zijn komen te staan"), dringt het tot plaatselijke bedrijven door dat de huidige ontwikkelingen ook een risico voor onze stabiliteit kunnen vormen.
Wat kunnen we de komende maanden nog meer verwachten? Waar moeten we op voorbereid zijn en wat moeten we doen?
Op dit moment gaat de aandacht vooral uit naar alledaagse problemen, zoals "waar kan ik grondstoffen krijgen?", "zal ik in de toekomst nog betalingen kunnen ontvangen van bijvoorbeeld internationale consortia voor de bouw van fabrieken met Russische deelname?", "kan ik de gestegen energiekosten doorberekenen aan mijn klanten?", "als ik nu pas laat aan mijn klanten kan leveren, geldt de overmachtclausule dan eigenlijk wel?" enz.
Vaak reageert men meer op ontwikkelingen dan dat men strategisch vooruit kijkt en probeert voorbereid te zijn op wat komen kan. Natuurlijk heeft niemand een kristallen bol om de toekomst nauwkeurig te voorspellen. Maar betekent deze onzekerheid dat men "alleen op zicht kan rijden" of "gedwongen is zich te laten drijven door de actualiteit".
Wij hebben hiervoor een duidelijke aanbeveling: scheid de twee kwesties van de "dagelijkse problemen" van de "strategische visie" door twee task forces in uw bedrijf op te richten.
- Een "Emergency Task Force" die zich bezighoudt met de dagelijkse ontwikkelingen en de gevolgen daarvan voor uw functionaliteit, locaties en bedrijven, alsmede uw werknemers.
- Een "Strategic Task Force" die uw bedrijf voorbereidt op de gevolgen (gasstop, storingen in de toeleveringsketen en bij de afnemers, economische beleidsbelemmeringen) of worstcasescenario's modelleert.
Er moeten duidelijke interfaces tussen de twee groepen zijn, maar er mag geen overlapping van personeel zijn. Beiden moeten zich volledig op hun taken en doelstellingen concentreren:
- Emergency Task Force over het indammen van de huidige schadelijke ontwikkelingen,
- De strategische task force voor het modelleren van relevante scenario's.
Wachten of actie ondernemen?
Onze ervaringen in crisisgebieden tonen aan dat het gewoon niet genoeg of te laat is om te wachten tot "de politici" weten welke voorbereidende maatregelen moeten worden genomen. Bovendien vindt er op dit niveau zelden een open en "praktische" uitwisseling plaats met een eerder informeel karakter. In plaats daarvan worden overeenkomsten vooral op "theoretisch" niveau gesloten, ook om de eigen rechtspositie veilig te stellen.
In een internationale omgeving of in crisis- en oorlogsgebieden, waar onvoorziene en ongeplande gebeurtenissen niet de uitzondering maar de dagelijkse regel zijn, gedragen bedrijven zich daarom vaak anders, bv.
- de permanente ontwikkeling en aanpassing van verschillende scenario's,
- het houden van talrijke informele besprekingen met andere belanghebbenden,
- de open en vertrouwelijke uitwisseling met ondernemingen uit andere regio's, van andere bedrijfsgrootten en uit andere bedrijfstakken,
- kijken naar ontwikkelingen die elders plaatsvinden maar voor mij nuttig zijn als indicatoren voor vroegtijdige waarschuwing, en naar "voorbeelden van beste praktijken" die ik geheel of gedeeltelijk op mezelf kan overdragen,
- Het inschakelen van personeel dat kan helpen op basis van, bijvoorbeeld, ervaring in het omgaan met noodsituaties en het volgen van commandostructuren in plaats van tot bepaalde hiërarchieën te behoren.
Maar welke ontwikkelingen moeten we in het oog houden buiten onze beproefde processen? Op welke scenario's moeten wij ons voorbereiden waarvoor wij nog geen plannen hebben?
Vooral middelgrote ondernemingen melden ons dat het management steeds meer overbelast raakt, omdat bijvoorbeeld klanten en leveranciers zich alleen nog maar kunnen bezighouden met de "Top besluitvormingsniveau"willen spreken. Veel werknemers zijn ook overbelast en/of geremd in hun beslissingen uit angst om fouten te maken. Sommige managers vergelijken de situatie in hun bedrijf zelfs met "een stelletje kippen zonder kop" of "blind actionisme". Hoewel voor het ene of het andere onderwerp reeds de eerste stappen zijn gezet en aan de medewerkers dienovereenkomstige planningswerkzaamheden zijn toevertrouwd, heeft men de indruk dat velen liever de kop in het zand steken en de mogelijke gevolgen negeren, volgens het Rijnlandse motto "et kütt wie et kütt und et hätt noch jot jejange". Het valt ook moeilijk anders te interpreteren dat sommige bedrijven, aan wie wij reeds op 24 februari, d.w.z. het begin van de Russische inval, de modellering van een "gasstop"-scenario hadden aanbevolen, nu verbaasd zijn dat de fase van vroegtijdige waarschuwing van het gasnoodplan vier weken later daadwerkelijk door de federale minister van Economische Zaken werd afgekondigd...
De kracht van veel ondernemingen in Duitsland is dat wij ons in de afgelopen decennia steeds meer zijn gaan concentreren en specialiseren en ons steeds "efficiënter" hebben geherstructureerd. Zo zijn wij al jaren optimaal gepositioneerd en worden wij wereldwijd (niet zonder reden) beschouwd als wereldkampioen planning en perfectionisten van routineprocessen.
Maar hoe past dit in het omgaan met onberekenbare zaken? Hoe bereidt u zichzelf en uw personeel voor op een situatie op lange termijn die wordt gekenmerkt door verrassingen, het onverwachte en het onbekende?
Wij willen u de gelegenheid bieden om met ons van gedachten te wisselen en samen "buiten de gebaande paden" te denken. Wij geven u graag aanbevelingen over wat (volgens ons) zinvol is en hoe u met onzekere omstandigheden moet omgaan. Wij zullen u ondersteunen bij het opzetten van passende structuren in uw bedrijf. Indien nodig kunt u contact met ons opnemen op +49 234 9041836-30 of enquiry@risk-prevention-systems.com
