Klokkenluidersregeling: kansen en risico's voor ondernemingen

Klokkenluidersregeling Kansen en risico's voor ondernemingen

Op grond van EU richtlijn 2019/1937 had de Nederlandse regering uiterlijk 17 december 2021 een nationale wet bescherming klokkenluiders (Wbk) ten uitvoer moeten leggen, deze deadline is niet gehaald. Het Geweizigde Wetsontwerp werd op 14 december 2021 door de minister ingediend en op 21 april van dit jaar werd door de minister een tweede aanvullende nota van wijzigingen aangekondigd. Wanneer de wet daadwerkelijk zal ingaan is moeilijk in te schatten maar het laatste kwartaal van 2022 lijkt realistisch. Aansluitend op het gepubliceerde wetsontwerp verschijnen er steeds meer aanbieders van kant-en-klare oplossingen voor klokkenluiderssystemen. Met de invoering van dergelijke "kant-en-klare oplossingen" zou het probleem snel de wereld uit zijn, maar is het werkelijk zo eenvoudig?  

Als men alleen op zoek is naar "het volgen van de richtlijn", d.w.z. compliance, lijken dergelijke oplossingen zeer aantrekkelijk. Maar is men zich bewust van de gevolgen die kunnen ontstaan? 

Klokkenluider: Moderne Held?

Zowel de term als de persoon klokkenluider hebben vaak een negatieve connotatie. Klokkenluiders van wanpraktijken binnen bedrijven of van twijfelachtige overheidsprocedures worden gewoonlijk niet beschouwd als helden die een ongemakkelijke waarheid aan het licht brengen. Zij worden geconfronteerd met tuchtprocedures, ontslag op staande voet en, in extreme gevallen, zelfs een leven op de vlucht. Het is verstandig en juist om deze mensen te beschermen tegen represailles van werkgevers.  

De invoering van een klokkenluidersregeling getuigt echter ook van een cultuuromslag en van een innovatief management van de onderneming: werknemers kunnen en moeten zich uitspreken, dreigende misstanden worden onderkend en kunnen dus ook in een vroeg stadium worden weggenomen. 

In theorie maakt dit het bedrijf aantrekkelijker en laat het zelfs zien dat het open en modern is.  

Klokkenluiders en het gevaar van laster

De overhaaste en ondoordachte oprichting van een meldpunt brengt echter ook risico's met zich mee die al snel een gevaar voor de onderneming worden. 

Een voorheen open bedrijfscultuur kan veranderen in een lastercultuur. Een jarenlang opgebouwde teamcultuur kan in zeer korte tijd teniet worden gedaan. Er ontstaat plotseling een heel ander soort feedback: in plaats van in de teamvergadering oog in oog te praten over uitdagingen of wrijvingspunten, worden tips anoniem doorgegeven. De communicatie verplaatst zich naar het klokkenluidersysteem. 

Bovendien is een dergelijk systeem niet "per se" geschikt voor alle regio's, tijden en culturen. Vooral wanneer wordt gewerkt in culturen waar geen ervaring is met feedbacktradities in bedrijven, worden klokkenluidersystemen vaak misbruikt voor interne conflicten en/of machtsstrijd. Zo kan het schaden van de reputatie van collega's of superieuren worden gebruikt als een instrument voor de eigen carrièreplanning. De anonieme beschuldiging dat een onderneming corrupt is, bijvoorbeeld, is (helaas) ook een van de gebruikelijke "wapens" van de concurrentie op sommige markten. 

Natuurlijk is dit een scenario dat niet hoeft te gebeuren. Maar het kan gebeuren, zoals we in onze praktijk al hebben ervaren.  

Hier volgen enkele voorbeelden/verdere risico's: 

  • Klokkenluiden in India: Een middelgroot bedrijf met 250 werknemers in Duitsland en 80 werknemers in India wilde een innovatieve richting inslaan en een klokkenluidersregeling in zijn productiefaciliteiten opzetten. In het eerste jaar werd het systeem eenmaal in Duitsland en 277 maal in India gebruikt.

    Het grote aantal meldingen leidde tot een (tijds)overbelasting. Met onze hulp probeerden zij te achterhalen hoeveel van de zaken gefundeerde beschuldigingen bevatten en hoeveel er loos waren. Uit ons onderzoek bleek dat er minder dan 1% gefundeerde meldingen waren. Dit leidde tot minder acceptatie is bij het management om de meldingen te behandelen, zodat de relevante 1% verloren dreigen te gaan. Het risico bestaat dat een dergelijk systeem "onoverzichtelijk" wordt en dat zij die echt moeten worden beschermd in werkelijkheid worden verzwakt of zelfs over het hoofd worden gezien, omdat de verantwoordelijken geen onderscheid meer kunnen maken tussen echte en valse meldingen.
 
  • Bij een andere MKB ondernemer trof een nieuwe eigenaar een nogal ruziënd team in de administratie, gekenmerkt door een gebrek aan transparantie en uitwisseling van feedback. Het duurde bijna twee jaar van intensieve teambuilding enz. voordat de bedrijfscultuur aanzienlijk verbeterde. Toen een jaar later een klokkenluidersregeling werd ingesteld, verslechterde de teamcultuur in de daaropvolgende maanden weer drastisch en werd er steeds vaker op de deur van het meldpunt geklopt.

Klokkenluidersregeling: een vloek en een zegen tegelijk!

Elke onderneming, instelling of autoriteit heeft zijn eigen "doorleefd" systeem van bedrijfscultuur en waarden. Sommigen hebben een meer open communicatiecultuur waarin allerlei kwesties en problemen direct kunnen worden aangekaart. Anderen daarentegen werken nog steeds op een strikt hiërarchische manier, waardoor het moeilijker is om "echte" feedback naar boven te sturen. Het lijkt dan ook logisch om voorzichtig te zijn met het overhaast overnemen van een bestaand klokkenluidersysteem zonder na te gaan of het wel aan de behoeften voldoet en voldoet aan de interne eisen van de onderneming. Naar onze mening moet het systeem individueel worden ontwikkeld en vastgesteld. Ook moeten de werknemers via een intensieve opleiding vertrouwd worden gemaakt met het systeem.  

Om deze passende oplossing te ontwikkelen, moet het gehele ondernemerssysteem in aanmerking worden genomen: Welke processen en mechanismen bestaan er reeds? Waar of wat moeten we bijstellen? Welke oplossing op de markt past bij onze behoeften en moet uiteindelijk worden ingevoerd? 

Hebben we verschillende rapportagepunten nodig? Maken wij bijvoorbeeld onderscheid tussen een tip die over diefstal gaat en een tip die over seksuele intimidatie gaat? 

Een holistische, strategische aanpak helpt om de cruciale vragen te stellen en de antwoorden te vinden. 

Hebt u al een klokkenluidersregeling geïntegreerd of wilt u zich met dit onderwerp bezighouden en hebt u vragen hierover? Schrijf ons:

    Casestudie:
    Klokkenluider - crisismodus in het bedrijf

    Iedereen zal het wel eens hebben meegemaakt - of het nu als werknemer of als werkgever is - de reis samen duurt niet altijd een leven lang. De omstandigheden van de scheiding kunnen verschillen en eindigen niet altijd vreedzaam. Maar als een klokkenluider plotseling opduikt met beschuldigingen die in het ergste geval juridische gevolgen kunnen hebben, moet er worden ingegrepen...